1. listopada 2024. godine na snagu stupa novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca. Novim se Pravilnikom uređuju tzv. tehnička pitanja, odnosno ono što trebaju sadržavati evidencije u području rada, na koji način se one vode, koji se relevantni podatci vezani za osobu radnika i radno vrijeme upisuju u koju rubriku i sl. Predmetne evidencije općenito su uređene čl. 5. Zakona o radu kojim je izričito propisana obveza poslodavca voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni te je određeno da takva evidencija mora sadržavati podatke o radnicima i o radnom vremenu.
Svi poslodavci u Hrvatskoj dužni su voditi evidenciju o radnicima i evidenciju radnog vremena za radnike koji su kod njega zaposleni. Vođenje evidencija radnog vremena bitan je aspekt upravljanja radnim odnosima i osiguravanja poštivanja prava radnika. Pravovremeno i točno bilježenje radnog vremena omogućuje poslodavcima praćenje radnih sati, prekovremenog rada, korištenja godišnjih odmora… a sve s ciljem točnog obračuna plaće i naknade plaće radnika.
U slučaju ne vođenja ili nepropisnog vođenja evidencije poslodavac pravna osoba može biti kažnjena za prekršaj u iznosu od 8.090,00 do 13.270,00 EUR, kao i odgovorna osoba pravne osobe ili poslodavac fizička osoba u iznosu od 920,00 – 1.320,00 EUR.
Što su evidencije radnog vremena?
- Evidencija radnog vremena predstavlja dokument kojim se prati radnog vrijeme zaposlenika, korištenje godišnjih odmora, bolovanja, dopusta i sl.
- Evidencije su temelj za obračun i isplatu plaće svakog mjeseca i zato ih je nužno dostaviti računovodstvu na kraju svakog mjeseca.
- Obavezno ih je voditi u pisanom obliku, a to može biti papirnato ili elektronički
Obavezni sadržaj evidencije radnog vremena
1) ime i prezime radnika
2) datum u mjesecu
3) početak rada
4) završetak rada
5) vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
6) ukupno dnevno radno vrijeme
7) sati terenskog rada
8) sati pripravnosti
9) vrijeme nenazočnosti na radu:
a) sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)
b) neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom
c) sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnost za rad
d) sati plaćenog dopusta i odsutnosti s rada*
e) sati očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja
f) sati neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi
g) sati neplaćenog dopusta kandidata za Predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine i njihove zamjenike
h) sati nenazočnosti tijekom dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika
i) sati nenazočnosti tijekom dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove
j) sati nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi
k) sati provedeni u štrajku
l) sati isključenja s rada (lockout).
*novine u primjeni od 01.10.2024.*
Početak i završetak radnog vremena
Na temelju čl. 13. st. 3. Pravilnika, podatke iz t. 3. i 4. (početak i završetak rada) poslodavac je obvezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu. To bi značilo da je poslodavac obvezan upisati podatak kada je radnik započeo s radom i kada je završio s radom konkretnog dana samo ako je to obvezan u skladu s nekim od navedenih autonomnih akata. Inače te podatke može upisati samo ako želi, no zbog potrebe obračuna prekovremenih sati, sati noćnog rada i sl. u praksi ispada praktičnije ukoliko se u evidenciji vodi podatak početka i završetka radnog vremena.
Pauza i dnevni odmor
Pravo na pauzu tj. stanku u trajanju od 30 minuta ima svaki radnik koji radi duže od 6 sati. Taj period se ne mora voditi u evidenciji, ali se zato od 01.10.2024. mora voditi trajanje dnevnog odmora. Sve to s ciljem jednostavnije kontrole trajanja dnevnog odmora, pogotovo u slučaju smjenskog rada (npr. kada radnik jedan dan radi noćnu smjenu, a sljedeći dan jutarnju).
Evidencije o radnicima
U okviru instituta evidencija o radnicima, vrlo važna novost koju donosi novi Pravilnik u čl. 4. je novoustanovljen institut – pisani pregled podataka o radnicima (PPP). Tako svaki poslodavac postaje obvezan, radi omogućavanja olakšanog i izravnog uvida u podatke ovlaštenim osobama, kao sastavni dio evidencije o radnicima, voditi i iskazati PPP za svakog radnika, koji sadržava obvezne podatke evidencija o radnicima.
Osnovne obveze poslodavca u kontekstu vođenja evidencije o radnicima, su zaštita, pohrana i čuvanje, u izvorniku ili u preslici, isprava, dokumenata i akata na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima. Te isprave su ugovori o radu, sporazumi, prijave i odjave sa mirovinskog osiguranja, rješenja, privatne isprave vezane za plaću, zaštitu na radu, stručnu izobrazbu i edukacije radnika, i sl.
Načelno je pravilo da je poslodavac dužan voditi podatke od početka rada pa sve do prestanka radnog odnosa. To naravno ne znači da prestankom radnog odnosa poslodavac može “baciti” svu dokumentaciju radnika. Dakle danom prestanka radnog odnosa ne prestaje obveza zaštite, pohrane i čuvanja podataka, kao što ne prestaju niti obaveze čuvanja isprava i dokumenata o radnicima, od kojih svaka kategorija varira (PPP o radniku se čuva do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos; ugovor o radu čak 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos…)
Za usluge knjigovodstva i dodatna pojašnjenja oko Vaše obveze u pogledu evidencije radnog vremena javite nam se putem kontakt forme na našoj stranici ili putem e-maila: info@vbd.hr